Zásady zpracování osobních údajů (privacy policy)

Základní ustanovení a účel zpracovávaných osobních údajů

Společnost SPRÁVA INFORMAČNÍCH TECHNOLOGIÍ MĚSTA PLZNĚ – příspěvková organizace, se sídlem Dominikánská 4, 301 00 Plzeň, IČ: 66362717, spisová značka PR 65 vedená u rejstříkového soudu v Plzni (dále jen „Správce“) provádí zpracování osobních údajů fyzických osob (dále jen “Subjekt údajů, “Uživatel”, nebo „Účastník“) ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), v aktuálním znění (dále jen „GDPR“) a platnou českou legislativou, zejména zákonem č. 110/2019 Sb,. o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších právních předpisů.

Osobními údaji se rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě, konkrétně to jsou:

• Jméno a příjmení
• e-mailová adresa
• telefon
• informace o zařízení

Tyto údaje je možné zpracovat na základě Vámi uděleného souhlasu a je nutná za účelem identifikace uživatele pro rezervaci prostor nebo místa na akci.

Kontaktní údaje správce osobních údajů:

SPRÁVA INFORMAČNÍCH TECHNOLOGIÍ MĚSTA PLZNĚ, příspěvková organizace Dominikánská 4, 301 00 Plzeň Tel. 37 803 5101, e-mail: sitport@plzen.eu, ID datové schránky: 367k8gv

Správce jmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů: Libuše Kulhová, tel. 37803 5161, email: gdpr-sitmp@plzen.eu

Zásady zpracování

Při zpracování osobních údajů dbáme základních zásad, které stanovuje GDPR v čl. 5:

• Zákonnost, korektnost a transparentnost: Osobní údaje zpracováváme pouze zákonným způsobem, korektně a transparentně.
• Účelové vymezení: Osobní údaje zpracováváme jen za účelem, pro který jsme je od Vás získali. Za slučitelné zpracovávání získaných osobních údajů se považuje zpracování nezbytné a přiměřené k plnění povinnosti správce stanovené právním předpisem ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci v pravomoci správce.
• Minimalizace údajů: Požadujeme a zpracováváme osobní údaje přiměřeně, relevantně a omezeně na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány.
• Přesnost: Zpracováváme údaje přesně a v případě potřeby aktualizované. Máme nastavena taková opatření, aby bylo možné údaje upřesnit a opravit.
• Omezení doby uložení: Údaje ukládáme tak, aby byla umožněna identifikace poskytovatele údajů po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány vyjma zákonné účely archivace.
• Integrita a důvěrnost: Osobní údaje zpracováváme tak, že jsou zavedena vhodná technická a organizační opatření, která chrání údaje před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením, poškozením.
• Odpovědnost: Za konkrétní zpracovávání osobních údajů máme vždy stanovenou jasnou zodpovědnost a mlčenlivost dotčených zaměstnanců a případných pověřených zpracovatelů.

Právní základ zpracování

Správce zpracovává osobní údaje pouze na základě zákonných důvodů uvedených v čl. 6 GDPR:

• zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti,
• zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy,
• zpracování je nezbytné pro plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu,
• subjekt údajů udělil souhlas,
• zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů,
• zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce.

Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Správce zpracovává zejména osobní údaje identifikační.

Uchovávání

Osobní údaje jsou zpracovávány pouze po nezbytnou dobu a v nezbytném rozsahu, nedochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování.

Práva subjektu údajů

Subjekt osobních údajů má právo za podmínek stanovených v čl. 15 až 20 GDPR na:

• Právo na přístup k osobním údajům: máte právo požadovat informace o tom, zda jsou vaše osobní údaje zpracovávány či nikoliv.
• Právo na opravu: máte právo žádat opravu osobních údajů, pokud došlo na vaší straně ke změně jakýchkoliv osobních údajů nebo pokud osobní údaje, které zpracováváme, jsou v jakémkoliv smyslu chybné. Navíc máte právo na doplnění neúplných osobních údajů.
• Právo na výmaz („právo být zapomenut"): máte právo požadovat, abychom Vaše osobní údaje smazali, ovšem jen v některých vymezených případech. Příkladem může být situace, kdy zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné účely nadále potřebné.
• Právo na omezení zpracování: máte právo žádat omezení zpracování vašich osobních údajů. Správce zpracovává osobní údaje pouze v nezbytně nutné míře, nicméně pokud byste cítili, že tuto nutnou míru nedodržujeme, můžete podat žádost, aby vaše osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje omezeny (pouze uchovávány).
• Právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování: pokud byste měli oprávněný dojem, že provádíme zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy (za předpokladu, že osobní údaje jsou správcem zpracovávány na základě veřejného nebo oprávněného zájmu, nebo jsou zpracovávány pro účely přímého marketingu, včetně profilování, či pro statistické účely nebo pro účely vědeckého či historického významu), můžete se na nás obrátit a požádat nás o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu.
• Právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů: máte právo se kdykoliv obrátit s vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Více informací naleznete na webových stránkách úřadu www.uoou.cz.

Souhlas

Souhlas subjektu údajů musí být svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů dává prohlášení či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování osobních údajů. Je-li zpracování osobních údajů založeno na souhlasu, má subjekt údajů právo tento souhlas kdykoliv odvolat.

Podání žádosti

Subjekt údajů může podat některou z výše uvedených žádostí písemně:

• Datovou schránkou (ID): 367k8gv
• E-mailem: gdpr-sitmp@plzen.eu
• V listinné podobě s ověřeným podpisem na žádosti na adresu: SPRÁVA INFORMAČNÍCH TECHNOLOGIÍ MĚSTA PLZNĚ, příspěvková organizace, Dominikánská 4, 301 00 Plzeň

Žádosti může také podat osobně, kdy se subjektem údajů bude sepsán záznam o podání žádosti na přístup k osobním údajům a ověřena jeho totožnost podle občanského průkazu nebo cestovního dokladu.

Lhůta na vyřízení

Ve lhůtě do 1 měsíce od obdržení žádosti bude subjekt údajů vyrozuměn o způsobu její vyřízení, případně o prodloužení lhůty (lze prodloužit o další dva měsíce) spolu s důvody odkladu.

Zpoplatnění

Podání žádosti je bezplatné. Bude-li žádost shledána jako zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, může být odmítnuta nebo zpoplatněna. V takovém případě je možné požadovat přiměřený poplatek na základě administrativních nákladů.

PODMÍNKY POUŽITÍ SLUŽBY

Provozovatel: Správa informačních technologií města Plzně, příspěvková organizace, Dominikánská 4, Plzeň

Článek 1 – Základní ustanovení

Provozovatelem mobilní aplikace je Správa informačních technologií města Plzně, příspěvková organizace, sídlící na adrese Dominikánská 4, Plzeň (dále jen SITMP).

Mobilní aplikace znamená internetovou aplikaci s názvem „SIT Port“, kterou je možné stáhnout prostřednictvím obchodů App store nebo Google play, mezi jejíž hlavní funkcionality patří:

• Rezervace prostorů v coworku – call boxů
• Registrace na akce

Uživatelem se rozumí každá právnická nebo fyzická osoba, která využívá mobilní aplikaci. Uživatelským účtem se rozumí neveřejná část aplikace, která je přístupná po zadání přihlašovacích údajů. Uživatelský účet umožňuje uživateli zobrazit jím zadaná hlášení, případně při zadávání nového hlášení automaticky vyplnit kontaktní údaje uživatele (emailovou adresu). Přihlašovací údaje znamenají unikátní kombinaci přihlašovacího jména uživatele a hesla zvoleného uživatelem, které uživatel uloží do databáze mobilní aplikace při zřizování uživatelského účtu prostřednictvím aplikace. Administrátorem mobilní aplikace je zaměstnanec SITMP, kterého ředitel úseku pověřil k výkonu činností souvisejících se systémovou správou a údržbou mobilní aplikace.

Článek 2 – Povinnosti uživatele

• Uživatel má právo zřídit více než jeden Uživatelský účet.
• Uživatel nemá právo udělit třetí osobě podlicenci k užívání mobilní aplikace.
• Uživatel je povinen před připojením zajistit, aby jeho vlastní uživatelské zařízení, kterým se připojuje do bezdrátové sítě, bylo dostatečně zabezpečeno a nebylo infikováno žádným škodlivým softwarem. Pokud to uživatelské zařízení umožňuje, je uživatel povinen mít nainstalovaný aktualizovaný antivirový software, aktualizované bezpečností záplaty systému apod.
• Uživatel nese odpovědnost za legálnost software ve svém uživatelském zařízení.
• Uživatel se zavazuje při užívání mobilní aplikace jednat tak, aby jemu ani provozovateli užíváním mobilní aplikace nevznikla žádná škoda.
• Veškerá případná rizika a škody plynoucí uživateli z používání této služby jsou zcela na uživateli a provozovatel za ně nenese jakoukoliv odpovědnost.

Článek 3 – Povinnosti provozovatele

• Provozovatel se zavazuje zajistit maximální možnou dostupnost mobilní aplikace.
• Provozovatel zpracovává, shromažďuje a chrání veškeré poskytnuté osobní údaje právnických osob a fyzických osob podnikatelů, u fyzických osob podnikatelů tak činí v souladu se zákonem č. 101/2000Sb., o ochraně osobních údajů.
• Provozovatel má právo uchovávat záznamy o komunikaci mobilních zařízení po dobu stanovenou platnou legislativou ČR.
• Provozovatel má právo v případě důvodného podezření o porušování právních předpisů ČR předat záznamy o komunikaci Policii ČR.

Článek 4 – Závěrečná ustanovení

1. Poskytovatel je oprávněn změnit či vydat nové podmínky používání mobilní aplikace. Přihlášením do mobilní aplikace se uživatel zavazuje dodržovat podmínky stanovené tímto dokumentem.

V Plzni, dne 10.4. 2025